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altares-ExpoConnect. Das Messemanagement- und Informationssystem

altares-ExpoConnect ist ein Messemanagement System zur Organisation Ihrer Gäste, Mitarbeiter, Standpersonal, Räume und Catering vor und während Ihres Messeeinsatzes.

Das System ist, wie die meisten unserer Lösungen, vollständig modular aufgebaut und an Ihren Bedarf und Ihre Abläufe anpassbar.

Durch die durchdachte Workflowunterstützung steigern Sie sowohl im Vorfeld als auch vor Ort die Effizienz und sorgen für einen professionellen Auftritt gegenüber Ihren Gästen.

Online-Registrierung für Mitarbeiter und Standpersonal

Über ein Webportal kann sich Ihr Standteam im Vorfeld zur Messe selbst mit allen benötigten Informationen registrieren, geplante An-/Abwesenheiten eintragen, den eigenen Hotelzimmerbedarf hinterlegen und jederzeit sämtliche wichtige Informationen zur Messe (Abläufe, Messeguide etc.) einsehen und herunterladen.

Kartenausgabe/Anmeldung für Mitarbeiter

An der Kartenausgabe für Mitarbeiter können jederzeit Namebadges produziert und ausgegeben werden. Der Counter dient auch als Anlaufpunkt für Vertretungen oder nicht gemeldete Mitarbeiter.

Mitarbeiter/Standpersonal Check-in/Check-out

Über einen Self-Service Counter mit Touchbildschirm und RFID- oder Barcode-QR-Codeleser können sich Ihre Mitarbeiter jederzeit am Stand- ein und auschecken. So erfassen Sie nicht nur die Anwesenheitszeiten, sondern wissen am zentralen Infocounter auch jederzeit, welcher Mitarbeiter gerade am Stand anwesend ist.

Mitarbeiter-App

Über die Mitarbeiter-App kann sich das Standpersonal über einen personalisierten Zugang genau wie am Self-Service Counter jederzeit ein- oder auschecken, ohne dass sie dafür an den Counter gehen müssen. Die Mitarbeiter-App bietet zusätzlich einen Do-not-Disturb Modus, der manuell an der App für einen bestimmten Zeitraum zu aktiveren ist.

Raumverwaltung und -buchungssystem

Über unser Buchungssystem können Termine verwaltet und Räume oder Tische gebucht werden. Das System bringt auch gleich Kommunikationsschnittstellen zu E-Mail, SMS und unserer Messe-App mit, sodass Erinnerungsnachrichten automatisiert versendet werden können.

Über Großbildschirme kann die Raumbelegung angezeigt werden und das Routing der Gäste erfolgen.

Cateringmodul

Schon bei der Buchung von Räumen oder Tischen können Cateringbestellungen aufgegeben werden. Aber auch ad-hoc können aus den Räumen heraus per Tablet oder unserer Messe-App Bestellungen aufgegeben werden, die dann direkt auf den entsprechenden Bondrucker ausgegeben werden. Hierbei wird automatisch zwischen Getränketheke und Küche unterschieden und der jeweilige Drucker angesteuert. Selbstverständlich können die eingehenden Bestellungen auch auf Screens angezeigt werden.

Im Hintergrund werden die Bestellungen protokolliert, um eine Weiterberechnung an Kostenstellen zu ermöglichen.

Zentrale Schaltstelle: Personensuchsystem für Infocounter

Am Infocounter laufen sämtliche Informationen zusammen. Dort können Sie jederzeit die Abwesenheit von bestimmten Mitarbeitern abfragen, einen Mitarbeiter für ein bestimmtes Thema suchen und direkt auch kontaktieren. Als Suchkriterien stehen dabei neben der Namenssuche auch Sprache, Themen, Regionen und natürlich die derzeitige Anwesenheit zur Verfügung.

Per Klick können die Kontaktdaten und Anwesenheitszeiten der Mitarbeiter abgefragt, eine e-Mail, SMS oder Kurznachricht an die Messe-App versendet oder per Click-to-call direkt ein Anruf getätigt werden.

Kollegen in Terminen, die im Raumbuchungssystem erfasst sind, werden automatisch als Do-not-disturb gekennzeichnet. Eine Kontaktaufnahme ist aber selbstverständlich weiterhin möglich.

Zugangskontrolle für Standpersonal

Die Badges der Mitarbeiter können selbstverständlich nicht nur für den Check-in oder Check-out auf dem Stand genutzt werden. Sie dienen zum Beispiel auch der Zutrittskontrolle am Crewcatering oder den Back-Officebereichen – selbstverständlich mit Protokollierung.

Experience-Manager

Der Experience-Manager ist ein Verwaltungs- und Buchungstool für „Experiences“ wie zum Beispiel eine Probefahrt oder Produkt-Hands-On. Über feste Zeitslots können die verfügbaren Plätze gebucht und Gäste vor Ort eingecheckt werden.

Über eine Schnittstelle können dabei Großbildschirme angesteuert werden, die die nächsten Starts ankündigen oder die freien Plätze „bewerben“.

Leadmanagement & Fullfillment

Über die Messe-App oder im BackOffice können direkt am Stand Leads erfasst werden und für ein automatisches Fullfillment eingeplant werden. Hierzu setzen wir Ihren Messekontaktbogen in unserem Tool um und ermöglichen somit ein digitale Erfassung der Daten. Bei bestehenden Kontakten kann (je nach technischen Möglichekeiten) auf eine existierende Datenbank (z. B. Kundendaten) zurückgegriffen werden. 

Das Fullfillment kann zu definierten Zeiten aus dem System erfolgen. Hierzu werden die entsprechenden Exporte der Daten für Lettershops erzeugt und übermittelt oder ein Fullfillment per E-Mail initiiert.

Messe-Evaluation per WLAN-Ortung

Kaum eine Messe kommt heute noch ohne eine vernünftige WLAN Abdeckung aus. Das WLAN von altares ist mehr als die reine Netzwerkabdeckung: es dient als Business Intelligence Engine, über die Sie Auswertungen über Besucherströme erhalten können – und das auch für Besucher, die nicht an Ihrem WLAN angemeldet sind.