altares-Symphony PR Suite
Die PR Suite wurde zusammen mit Kommunikationspraktikern entwickelt und bietet alles, was eine moderne PR-Arbeit erfordert. Als Schaltzentale für Ihre tägliche PR-Arbeit vereint sie ein CRM-Kontaktmanagementsystem mit innovativer Verteilerverwaltung, Distributionstools für personalisierte Aussendungen sowie unser Teilnehmermanagement-Tool für Ihre Veranstaltungen. Neben diesen Hauptfunktionen, finden Sie auch Module für die Integration Ihrer Medienbeobachtung und eine Dokumenten- und Bilddatenbank.
Sie verwaltet Ihre Daten auf intelligente Art und Weise, stellt Informationen bereit, vereinfacht Kommunikationsprozesse und verbessert die Zusammenarbeit im Team und Team-übergreifend.
Die Module der PR Suite
Als Basis Ihres Pressetools bietet Contact alles, was Sie zur effizienten Verwaltung ihrer Pressekontakte benötigen. Es wurde von Kommunikationsprofis für Kommunikationsprofis entwickelt und mit umfassenden CRM-Funktionalitäten verknüpft, damit Sie immer alles Wesentliche im Blick haben.
Das ganze Team arbeitet abteilungsübergreifend auf der gleichen Adress- und Kontaktdatenbasis, was Dateninseln bei einzelnen Mitarbeitern so gut wie ausschließt. Zentrale Datenspeicherung und umfangreiche Möglichkeiten der Kontaktdatenpflege halten alle wichtigen Informationen im Unternehmen und stellen sie allen berechtigten Nutzern langfristig zur Verfügung. Das verhindert Doppelarbeiten bei der Verteilerpflege und garantiert absolute Aktualität. So kann Ihr Team zu jeder Zeit personenunabhängig die relevanten Top-Kontakte identifizieren und ohne Zeitverluste beliefern – gerade in Krisenfällen ein entscheidender Vorteil.
Zusätzlich können Sie jedem Kontakt beliebige Eigenschaften (z.B. Wirtschaftsjournalist, Layouter, Lokalredakteur Standort A) und beliebig viele Visitenkarten zuweisen. So kann ein freier Journalist mit geschäftlichen Visitenkarten für alle seine Medien oder eine andere Person auch mit privaten Adressen geführt werden. Die Zuordnung zu Verteilern und Eigenschaften erfolgt individuell pro Visitenkarte. Unternehmen und Personen werden getrennt in eigenen Datensätzen gespeichert und miteinander verknüpft. So lassen sich nicht nur auf einen Klick alle Journalisten eines Verlags anzeigen – es können auch die Verlagsstrukturen dargestellt werden. Umfangreiche Such- und Recherchefunktionen stellen sicher, dass Sie die auch bei großen Datenmengen schnell die richtigen Personen finden.
Bestehende Kontakte können ebenso einfach und automatisch importiert bzw. exportiert werden wie ganze Verteiler. Dank UTF-8 Zeichensatz stehen Ihnen alle Sonderzeichen zur Verfügung, so dass auch internationale Adressen keinerlei Probleme bereiten. Zur schnellen und komfortablen Erstellung von Etiketten und Serienbriefen bietet Contact eine Datenbank der internationalen Adressformate. Der Dopplerabgleich unterstützt Sie beim einfachen Identifizieren, Aufräumen und Zusammenführen von Daten mit ähnlichen Schreibweisen.
Die Kombination mit dem Modul GuestManager macht das Kontaktmanagement zu einem leistungsstarken Instrument zur erfolgreichen Vorbereitung und Durchführung von Veranstaltungen.
Features auf einen Blick
- Kontaktmanagementmit CRM und Kontakthistorie
- Keine Doppelungen oder Dateninseln
- Intelligente Verknüpfung und offene Schnittstellen
- Mehrere Visitenkarten pro Kontakt
- Zuordnung beliebiger Eigenschaften
- Trennung von Firmen/Medien und Personen
- International
- Eventfähig
- Umfangreiche Such- und Recherchefunktionen
- Orts- und geräteunabhängiger Zugriff
- Krisenfest
- Keine zusätzliche Software
Das Modul Distribute vereint als intuitives Instrument für eine intelligente Informationsverteilung leistungsfähiges Verteiler- und Versandmanagement. Sie müssen den Versand nur einmal starten und Distribute übernimmt den Rest. Es wählt die gewünschte Sprachversion und den bevorzugten Versandweg und für jeden Adressaten und personalisiert die Aussendungen auch gleich für Sie. Das erhöht die Aufmerksamkeit der Adressaten und steigert so die Effizienz Ihrer Kommunikation. Im Moment der Aussendung werden in der Kontakthistorie jedes Empfängers die Informationen über den Versand hinterlegt. So bleibt das Wissen dem Unternehmen erhalten und ist jederzeit zugänglich.
Sie können zwischen statischen und dynamischen Verteilern wählen. Im Gegensatz zu der festen Gruppierung von Adressen eines statischen Verteilers können Sie einem dynamischen Verteiler auch bestimmte Eigenschaften zuordnen. Das System selektiert dann automatisch alle passenden Einträge aus der Adressdatenbank und verwaltet diese von nun an als Verteiler. Sobald ein neuer Kontakt zu diesen Eigenschaften passt, wird er Ihnen zur Neuaufnahme in den Verteiler vorgeschlagen. Neben solchen dynamischen Verteilern können Sie im System auch Ausschlusslisten, sogenannte Blacklists führen. Die funktionieren quasi wie ein negativer Verteiler, sprich, pro Versand kann definiert werden, ob und wenn ja welche Eigenschaften ausgeschlossen werden sollen.
Und anstatt den Versand mit großen Anhängen zu verlangsamen und für volle Mailboxen beim Empfänger zu sorgen, können Sie bei Distribute auch einfach einen Link zu Ihrem Anhang setzen (bei einem Pressefoto z. B. als Vorschaubild), den Sie im System freigeben. Links in Ihren Aussendungen können auch mit einem Trackingcode versehen werden, was eine exakte Erfolgskontrolle ermöglicht. Wer welchen Link geklickt hat wird dann natürlich ebenfalls protokolliert.
Features auf einen Blick
- Professionelles Verteiler- und Aussendungsmanagement
- Frei definierbare und flexible Rechtestruktur
- Statische und dynamische Verteiler
- Komfortable Verwaltung von Verteilern und Blacklists
- Einfachstes Erstellen von personalisierten Aussendungen
- Keine Darstellungsfehler bei Sonderzeichen oder Umlauten
- Frei definierbare Versand- und Rückadressen
- Beliebige Anzahl an gestalteten E-Mail Vorlagen
- Automatische Protokollierung & Anbindung an das CRM
- Einfache Möglichkeiten der Erfolgskontrolle
- Optional Nutzung der firmeneigenen Mailserver
Die Dokumenten- und Mediendatenbank ist auf den Bedarf von Kommunikationsabteilungen maßgeschneidert und dient als zentrale Ablage für Präsentationen, Pressemitteilungen- und Bilder, aber auch Grafiken, Audio- oder Videodateien. Vorbei sind die Zeiten mit langen Suchen auf diversen Datenträgern. Dank der individuell definierbaren Nutzerrechte hat im virtuellen Datenraum jeder Mitarbeiter nur auf die Daten Zugriff, für die ihm auch die Rechte eingeräumt wurden. Document lässt hinsichtlich Leistung und Bedienkomfort kaum Wünsche offen und kann ohne Mehraufwand von verschiedenen Abteilungen an unterschiedlichen Standorten gleichzeitig genutzt werden.
Komfortable Suchfunktionen nach Stichworten, Schlagworten, Zeit usw. erlauben ein schnelles Auffinden der abgelegten Dokumente; bei Bildern und Videos können Sie zusätzlich auch nach Größe, Lizensierungs- oder IPTC Daten suchen. Dateien und Ordner können aus Document auch Personen zur Verfügung gestellt werden, die keinen persönlichen Zugang zur altares-Symphony haben oder mit einem Klick in Aussendungen verwendet bzw. verlinkt werden.
Features auf einen Blick
- Indizierung von Dateien
- Beliebig tiefe Ordnerstrukturen
- Kommentierung und Speicherung von Anweisungen und Hinweistexten
- Thumbnail-Ansicht im Datenraum
- Leuchtkasten zur Vorauswahl
- Umfangreiche Suchfunktionen
- Sammelaufgaben: z. B. automatisches Hinzufügen von Keywords
- Flexible Kategorisierung von Dateien
- Bewertung von Dateien (Priorisierung)
- Automatische Erfassung der IPTC-Daten (Bilddaten)
- Erfassung der Lizenzinformationen
- Hinterlegung des Ablageorts von Feindaten
- Verwendung von Dateien in Aussendungen
- Freigabe von Dateien und Ordnern
